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Você sabe que gerenciar uma clínica médica tem muitas responsabilidades para lidar. É preciso fazer relatórios administrativos, pagamento de salários, compra de materiais e medicamentos, entre outros. Tudo isso gera incerteza quando não há uma estabilidade de faturamento. Mas saiba que com planejamento é possível chegar à previsibilidade financeira.
Com ela, é muito mais fácil ter uma tomada de decisão assertiva, que poderá melhorar o seu fluxo de caixa e diminuir seus gastos.
Para fazer essa gestão financeira, existem diversas ferramentas que te auxiliam nesse momento. Saiba quais são elas e os principais benefícios e desafios da previsibilidade financeira nos próximos tópicos!
O que é previsibilidade financeira?
Esse é um conceito ligado à previsão das finanças da sua clínica ou consultório, que pode ser semanal, mensal, anual ou sazonal. Nela, você consegue avaliar antecipadamente suas receitas, despesas e outros fatores diretos ou indiretos que podem influenciar no seu fluxo de caixa.
Para realizar essa previsão existem técnicas e métodos para você conseguir se planejar e não correr riscos ou prejudicar suas metas. Esses passos se resumem em compreender sobre a administração do seu negócio e o mercado em que ele está inserido.
É dessa forma que você conseguirá ter um acompanhamento orçamentário eficiente e fazer sua empresa crescer.
Quais os benefícios para sua clínica médica?
O controle financeiro é uma das principais etapas para manter um negócio ativo e estável. Com a previsibilidade financeira, a gestão é feita por meio de dados, que garantem maior precisão para suas ações.
Ou seja, é uma excelente forma de saber quando aumentar as vendas, contratar novos funcionários, fazer promoções, investir em melhorias, entre outros. Um dos principais benefícios, são:
- Planejamento seguro: identifica oportunidades e desafios com antecedência;
- Definição de ações: traçar um plano para aumentar vendas e expandir o negócio;
- Decisão em fatos: tomada de decisão é baseada em dados, que proporciona maior rapidez e assertividade no processo.
Desafios para alcançar a previsibilidade financeira
Para conseguir fazer uma boa gestão financeira, é recomendado que você utilize softwares, planilhas ou ferramentas que facilitam essa organização.
Porém, mesmo com esses recursos, há alguns desafios encontrados durante o caminho. Alguns deles, são:
Definir metas
É a principal medida para conseguir ter previsibilidade financeira, mas não é algo tão simples de se planejar. Quando você não possui pagamentos recorrentes, ou seja, vendas que já estão programadas (como pacote de sessões e plano de consultas), é difícil traçar um planejamento estratégico.
Nesses casos, você precisa estudar muito bem o mercado e ver tudo da forma mais realista possível. Na hora de traçar metas, o ideal é não sonhar muito, e sim seguir conforme um cenário moderado. Assim, você não se frustrará caso não alcance o objetivo, e terá lucros caso encontre boas ofertas.
Identificar oportunidades
A identificação de oportunidades é percebida quando você já conhece muito bem o seu negócio, finanças e pacientes. Por exemplo, se a maioria do seu público é idoso e surge uma chance de fazer uma parceria com um convênio integral, essa é uma grande oferta para se aproveitar.
Porém, você só saberá identificar se analisar bem todas as informações que possui. Pois, se você não compreende que essa parceria irá lhe trazer mais lucros, provavelmente não achará que é um bom acordo. Portanto, é necessário se planejar!
Antecipar crises
Como foi dito, pensar positivo não é sempre o melhor caminho. É preciso também avaliar cenários de crises que resulte em uma receita reduzida ou gastos maiores. No caso da área da saúde, há demanda de atendimento o ano inteiro. Porém, outros fatores influenciam os desafios, como o aumento da concorrência (seja ela pública ou privada) ou a economia nacional em alta.
Portanto, é importante acompanhar os noticiários, analisar as possíveis construções ou investimento em instituições de saúde próximas da sua clínica, para evitar perdas de faturamento.
Lidar com a inadimplência dos pacientes
Normalmente esse é um caso que acontece quando oferece algum serviço por mensalidade ou uma venda a prazo. Muitos pacientes podem se esquecer ou não ter condições de continuar com o pagamento da contratação feita.
Por isso, é importante sempre realizar uma análise e considerar um percentual de perdas. Além disso, conhecer o perfil dos seus clientes dá a chance de entender em qual investir e fidelizar, para evitar complicações financeiras. E, claro, procure estimular vendas à vista, oferecendo algum benefício nesses casos, assim será mais fácil não ter inadimplência.
Contar com um especialista
Ter um profissional, equipe ou software que lhe ajude a conseguir uma previsibilidade financeira é um diferencial para o seu negócio. Com esse recurso, você colocará o controle financeiro nas mãos de especialistas, que lhe irão ajudar a planejar todos os desafios anteriores.
Ferramentas para aplicar a previsibilidade financeira
Agora que você já sabe o que é e quais são os desafios da previsibilidade financeira, chegou o momento de aprender sobre as técnicas e métodos de aplicação. Confira:
Análise SWOT
A Análise SWOT, também conhecida como FOFA, é uma ferramenta para identificar Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. Em cada um desses tópicos, você avalia essas possibilidades no âmbito interno e externo da sua empresa.
Por exemplo, datas comemorativas são uma oportunidade externa, enquanto a força é a clínica médica manter uma demanda constante no mercado.
Ciclo PDCA
No ciclo PDCA você irá planejar, fazer, conferir e agir. Esse método consiste na identificação de ações cíclicas para melhorar os processos e otimizar suas tarefas. Ou seja, para ter um resultado satisfatório, todas as ações precisam ter um bom desempenho.
Business Process Management (BPM)
Como o próprio nome diz, esse é um método para gerenciamento de processos de negócios. Com ele, você traça metas organizacionais de diferentes alcances para ter uma gestão estratégica mais controlada, integrada e sistemática. Normalmente é encontrada essa metodologia em softwares e demais ferramentas tecnológicas.
Demonstração do Resultado do Exercício
Essa técnica está diretamente relacionada à saúde financeira da sua clínica. A DRE funciona através de um relatório em que você acompanha todas as operações. Com ela, é possível detalhar receitas, despesas, investimentos e custos, para se ter a previsibilidade financeira.
Plataformas de gestão
Como foi dito, contratar um especialista é uma excelente maneira de conseguir lidar com os desafios. E ter uma plataforma de gestão garante que você tenha um sistema eficiente e automatizado para cuidar de todas as etapas do processo.
Assim, você consegue administrar sozinho, ter uma equipe técnica disponível para solucionar dúvidas, e poupar dinheiro. Com esses recursos, você consegue ganhar diversos benefícios, acompanhar resultados e ter uma centralização das informações.
- Contas a Pagar e a Receber;
- Receitas e Despesas Fixas;
- Geração de Repasses Simples e de Alta Complexidade;
- Extrato de Contas e Posições;
- Rateio de Custos;
- Fluxo de Caixa, Relatórios de Resultados e Previsões Financeiras;
- Gerenciador de Orçamentos e Contratos;
- Entre outros.
É uma maneira muito mais segura e prática para manter sua organização e conseguir ter previsibilidade financeira.
Como colocar em prática a previsibilidade financeira na clínica médica?
Depois de aprender o que é previsibilidade financeira, quais os seus desafios e ferramentas organizacionais, chegou o momento de aplicar esse conceito no seu consultório. Vimos que o primeiro passo é o planejamento. Portanto, na hora que for fazer a previsibilidade financeira, se faça as seguintes perguntas:
- Quanto eu tenho de lucro na empresa e quanto eu gostaria de ter?
- Quanto eu utilizo para pagar contas e quanto eu uso para investir na minha clínica?
- Onde eu posso cortar gastos desnecessários?
- De que forma eu posso economizar?
Essas são as questões iniciais para monitorar seu fluxo de caixa e se manter com estabilidade financeira. E então comece a anotar as suas possíveis metas, como:
- Abrir filiais;
- Ampliar seu público-alvo;
- Aumentar o número de funcionários;
- Mudar a localização da sua clínica;
- Investir em novos equipamentos.
Assim você conseguirá prever todo o dinheiro que precisará para conquistar tudo isso. Depois, trace um plano estratégico para atingir esses objetivos financeiros e veja quais oportunidades podem auxiliar no meio do caminho.
Por exemplo, se você possui uma clínica de saúde masculina, sabe que no Novembro Azul é uma chance de aumentar seus lucros. Então, uma ótima estratégia é desenvolver uma campanha “fantasma” anual, onde você publicará nas redes sociais conteúdos relacionados à importância de acompanhar a saúde da próstata.
E, quando o mês de conscientização chegar, aplique uma promoção para atrair seus pacientes. Pois, quem espera o ano inteiro para tentar demonstrar a necessidade do exame de próstata, dificilmente conseguirá ter bons resultados.
Portanto, aproveite as oportunidades e faça um planejamento completo para saber como conseguir aumentar seus lucros. E, claro, lembre-se de acompanhar e analisar as consequências. Dessa forma você descobrirá o que está dando certo e o que precisa alterar.
Invista em um software especializado
Por fim, uma ótima maneira de ajudar a prever todos os gastos, lucros, chances e riscos, é possuir um software especializado. Assim terá processos automatizados e otimizados, diminuindo a necessidade de fazer tudo manualmente.
Além disso, com uma plataforma especializada, você terá segurança, armazenamento de dados, centralização de informações, além de outros diversos recursos fundamentais para manter a análise completa das suas finanças.
Fonte: feegowclinic.com.br
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