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Um dos grandes desafios enfrentados pelos hospitais é ter uma eficiente gestão orçamentária, que garanta a sustentabilidade da instituição. Quem ajuda a entender melhor esse assunto são os profissionais da XHL Consultoria: Eduardo Regonha, sócio e diretor executivo, e Hoeberson Gouveia, consultor sênior.
Para eles, primeiramente, é preciso entender que o orçamento deve ser compartilhado e participativo, envolvendo todos os gestores. “É fundamental repassar a responsabilidade para todos os líderes, para isto, eles devem ser muito bem treinados e preparados”, contam.
Existe uma metodologia chamada orçamento colaborativo ou orçamento descentralizado, também conhecido como orçamento participativo. Essa prática, de acordo com os entrevistados, tem ganhado força nas instituições. “Isso significa que o orçamento não terá grande valia para o negócio se ficar restrito a um pequeno grupo de pessoas. Precisa expandir e fazer parte da vida corporativa nos diferentes níveis de gestão”, ressaltam.
Outro aspecto relevante é compreender que o orçamento não é somente a cópia das receitas e despesas dos anos anteriores com a aplicação de índices de reajustes. É preciso entender com clareza os objetivos da empresa para o futuro e refletir no orçamento todas as premissas definidas pela direção, valorizando e quantificando as ações do planejamento estratégico. Deve-se considerar os investimentos que serão realizados, os movimentos que a instituição vem adotando para alcançar seus objetivos, o momento econômico do país, as transformações internas, as sazonalidades, enfim, todos os aspectos que possam interferir no resultado da organização.
“Sempre que pensamos no futuro, envolvemos a dúvida e a incerteza sobre qualquer assunto. Planejar faz parte de qualquer ente na sociedade. Para empresas, a tarefa é mais difícil, pois além de se preocupar com a gestão interna em termos de custos e competências estratégicas, também é preciso considerar todos os fatores socioeconômicos para projetar seu desempenho”, relatam os consultores.
Segundo Regonha e Gouveia, o cenário econômico que o país enfrenta reforça ainda mais a necessidade de as instituições de saúde voltarem seus olhares para o futuro. Os gestores não podem ver o orçamento empresarial apenas como um instrumento financeiro, mas, principalmente, como uma ferramenta de tomada de decisão, que, associada ao plano estratégico, prepare a organização para os exercícios vindouros.
Para eles, um grande erro que as empresas comentem quando elaboram um orçamento é realizar ajustes, correções e acertos sem fatos que justifiquem tais ações. Existe diferença entre revisão e adequação da peça orçamentária. A revisão pode ser estabelecida uma vez que o cenário econômico sofrer alguma alteração ou quando ocorrer algo interno de forte impacto – como o descredenciamento de um convênio ou a saída de um médico referência –, que necessariamente obriga seus gestores a rever as medidas adotadas para o exercício. “Porém, não é recomendável fazer de forma aleatória, simplesmente porque não foi cumprido o que se almejava”, expõem.
Vantagens
Os consultores da XHL dizem que por meio da ferramenta orçamentária, institui-se a prática de analisar previamente e cuidadosamente todos os fatores antes das tomadas de decisões importantes. Formalizando o orçamento, obriga-se os gestores a pensar e a desenhar caminhos futuros. “Um orçamento bem feito proporciona à direção uma gestão mais focada, ou seja, as ações serão direcionadas para as áreas, setores ou unidades de negócio que estão com variações relevantes”.
Algumas instituições que adotaram o processo orçamentário observaram seus resultados melhorarem, enquanto as que estavam com resultados negativos viram o déficit reduzir. De acordo com Regonha e Gouveia, estas melhorias aconteceram por dois motivos. Primeiro porque a execução das peças orçamentárias só foi aprovada com melhorias, exigindo que a equipe trabalhasse em prol da busca dos objetivos estabelecidos. Em um segundo ponto, se a meta vem sendo alcançada, sobra tempo para os gestores e o staff implantarem novas estratégias, trazendo novos produtos e serviços e, desta forma, alavancar melhores resultados para organização.
O papel da tecnologia
A tecnologia, não só na gestão orçamentária, mas dentro das rotinas das empresas, como um todo, pode gerar diferentes tipos de economia e vantagens, como apontam os consultores. Inicialmente, é possível reduzir despesas com mão de obra, já que as rotinas de trabalho ficam otimizadas.
O uso dos ERPs permite que os trabalhos sejam realizados de forma mais rápida, segura e eficiente, eliminando retrabalhos e reduzindo a margem de erro, pois a padronização deixa os processos muito mais práticos e simples.
“Acima de tudo, as integrações entre diferentes setores dentro da instituição permitem que as diversidades de informações transitem ao mesmo tempo no sistema, possibilitando ganhos em eficiência, qualidade e agilidade. Isso proporciona um ganho enorme no processo de tomada de decisão, que depende desta agilidade para ser eficiente e eficaz”, apontam.
Dicas
Para os gestores, as dicas dos consultores da XHL são:
1 – Pense e elabore o orçamento descentralizando as ações, as participações e as tomadas de decisões;
2 – Ouça seus gestores, fazendo-os participarem das ações;
3 – Não se lembre do orçamento apenas quando for elaborar, mas, sim, mês a mês. Revise se for necessário, estabeleça metas de assertividade entre orçamento previsto x realizado, bem como metas de redução;
4 – Determine metas e objetivos, tenha clareza do que a instituição espera e deseja alcançar para o exercício vindouro;
5 – Último e não menos importante: procure cumprir as metas estabelecidas e os objetivos traçados. Busque orçar aquilo que realmente a instituição consegue atingir, por meta estabelecida, não um sonho inatingível.
Case Unimed de Araçatuba
Para aprimorar seus processos de planejamento, controle, tomadas de decisões e auxiliar na redução de custos, a Unimed de Araçatuba (SP), contratou os serviços de consultoria da XHL. A instituição conta com mais de 400 cooperados entre médicos e serviços contratados, 54.000 usuários, serviço de UTI móvel e o mais moderno hospital da região.
Sílvia Maria Ávalos, supervisora de controladoria, conta que a unidade enfrentava dificuldade na elaboração do orçamento porque não havia uma metodologia específica. “O apoio da XHL foi fundamental, pois nos orientaram quanto ao método a ser utilizado, as premissas e o envolvimento dos gestores da instituição”, expõe.
Assim, fazendo uma análise desde o primeiro orçamento do hospital, em 2014, até o de 2017, verificou-se o amadurecimento em sua elaboração, no acompanhamento e nas análises realizadas a partir das falhas.
Segundo Sílvia, as vantagens da gestão orçamentária são: compartilhamento das responsabilidades com os gestores, criação de uma base histórica (comparativo com o orçamento anterior) e redução de custos. O maior desafio na implantação, para ela, foi a conscientização de toda a instituição.
“Nosso hospital é acreditado nível II ONA e ISO, por isso, é imprescindível ter uma ferramenta de orçamento que ofereça um olhar sistêmico e estratégico dos processos. Além de dar visão em longo prazo aos dirigentes, ela auxilia muito no desenvolvimento de nossa equipe em gerenciar seus setores como unidades de negócio”, acrescenta a Dra. Vilma Neri Shinsato, diretora administrativa da Unimed de Araçatuba.
Os próximos passos da instituição são melhorar a elaboração do orçamento 2018, com maior envolvimento dos todos os gestores, e as análises do acompanhamento do planejado x realizado.
Fonte: Revista Hospitais Brasil + http://fehosp.com.br/
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