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Com internet, redes sociais, comunidades de pessoas conectadas em esfera mundial, celulares acessando a web em qualquer lugar, instituições investindo em tecnologias sem uso de papel, não há mais espaço para imaginar uma clínica ou até mesmo um consultório sem um sistema de gestão, um software que responda de forma eficiente todas as necessidades operacionais (administrativas, financeiras e até mesmo assistenciais) de uma instituição.
Muitos sistemas proporcionam agendamento de consultas e exames via internet através do site da clínica/consultório ou até mesmo por meio de redes sociais. Permitem que o profissional médico consulte o prontuário de um paciente em qualquer lugar do planeta e analise as finanças da clínica através do seu celular. Mas, apesar de toda maravilha que a informática nos proporciona, algumas perguntas devem ser respondidas antes de implantarmos um sistema de gestão para uma instituição.
1) Afinal, por que precisamos de um sistema de gestão? Para que serve?
Serve para padronizar rotinas e processos da instituição, de forma integrada e que facilite a busca de informações, proporcione mais controle e segurança, agilize o atendimento ao paciente e, além de tudo isso, consiga reduzir custos. Em geral, os sistemas são excelentes para cadastro do paciente, agendamentos, controle de retornos, controle dos materiais e medicamentos, desenvolvimento de prontuário eletrônico, agiliza o faturamento e, consequentemente, a entrada de dinheiro no caixa, melhora o controle de glosas, facilita a análise do fluxo financeiro contas a pagar e receber).
2) O sistema vai resolver todos os problemas?
Sinceramente não, às vezes, o sistemapode causar mais problemas, não porque seja ruim ou mal estruturado, mas porque a instituição não está preparada. As pessoas estão viciadas e fortemente apegadas a rotinas que não envolvem sistemas informatizados e resistem ao máximo por manter controles manuais, burocráticos e lentos. Então, o primeiro passo para um sistema ter seu uso na plenitude em uma instituição é aculturar e envolver as pessoas, começando pelo proprietário (Diretor) até chegar aos profissionais de tarefas básicas.
3) Tudo depende de um bom sistema?
Não, tudo depende das pessoas estarem conscientizadas e bem treinadas para saber usar o sistema com eficiência e eficácia.
4) É necessário adquirir sistemas de ponta, que possui vários módulos, preparado para o crescimento da clínica?
Na minha opinião, devemos iniciar com o tamanho da necessidade que temos hoje, e que se adeque às disponibilidades estruturais e financeiras da instituição. Na medida em que a clínica for crescendo, o sistema pode se trocado, e a cada passo se moldando às características da clínica. Atualmente, existem metodologias que reduzem muito o custo de sistemas, como a adoção de sistemas “em nuvem” que dispensam o uso de servidores e reduzem drasticamente as despesas com aquisição de equipamentos.
5) Precisa ser um sistema com tudo integrado?
Não acredito que seja necessário tudo integrado, algumas informações eu recomendo sim uma integração: como agendamento integrado com faturamento e com o financeiro. Mas, algumas informações gerenciais ou dados muito específicos podem ser desenvolvidos com sistemas separados. Se for o caso, existem softwares que fazem a integração dos dados de diversos sistemas. E, acabam resolvendo o problema das integrações.
6) Os sistemas proporcionam todas as informações necessárias para gestão da clínica?
Existem sistemas excelentes para área assistencial, com agendamento, prontuário eletrônico, cadastros, pesquisas, estatísticas, e outros que são mais eficientes para a retaguarda (administração), gerando dados de alta qualidade para faturamento, estoques, financeiro. Muitos conseguem juntar de forma bastante satisfatória ambas as necessidades, são poucos os que disponibilizam informações gerenciais confiáveis e dinâmicas.
Portanto, o sistema por si só não responde a todas as necessidades de um consultório ou uma clínica. Sempre será necessária uma equipe (pessoas) que gerencie e alimente adequadamente o sistema e se utilize das informações geradas pelo sistema para gerar muitas outras informações de extrema importância para uma eficiente gestão de um consultório. São as informações que auxiliam a gerenciar e tomar decisões, porém somente o sistema de gestão raramente resolve, mas ajuda e muito.
Com a acirrada competição no mercado de saúde, e os custos cada vez mais elevados, não há mais espaço para administrar somente baseado no “feeling”. Necessitamos de informações confiáveis e dinâmicas, e os sistemas bem gerenciados e bem alimentados são fundamentais. Para o adequado uso de um sistema, é necessário criar o hábito da coleta de informações de forma sistêmica e organizada, registrá- -las mensalmente, criando um histórico que servirá de base para conhecer a evolução, propiciar análises de comportamento das receitas e despesas. Com base nestes dados e nas expectativas de mercado, será possível desenvolver simulações de aumentos de produção, promoções, avaliação de propostas e muitas outras análises.
Obter e organizar dados depende dedisciplina e dedicação, mas, nos dias de hoje, são fundamentais para a perenidade da empresa.
Eduardo Regonha
Diretor Executivo da XHL Consultoria