Objetivando o melhor aproveitamento de recursos e visando futuros investimentos, a Santa Casa de Misericórdia de Passos, contratou a empresa XHL Consultoria para desenvolver mecanismos de controle, apuração e aplicação do orçamento.
Inicialmente, a consultoria concentrou-se em analisar as rotinas internas e colher informações nos setores da entidade. Com isso, desenvolveu um projeto eficiente que possibilitou a diminuição e o controle dos gastos da instituição.
O gerente do hospital filantrópico, Marcelo Soares, revela que antes da chegada da XHL na entidade, o cenário encontrado não era adequado. “Nós tínhamos um modelo baseado em contabilidade, ele não era favorável a entendimentos, discussões de resultados e não fornecia uma nomenclatura de custos apropriada. Estava dificultando o trabalho de gestão e de ações que levassem a uma redução de custos ou um caminho mais positivo”.
A empresa de consultoria fez um treinamento com todos os gestores da organização para saberem analisar com uma visão mais crítica os relatórios mensais e saberem interpretar as suas variações. Eles participaram de palestras para discutir temas relevantes e todas as informações gerenciais. O consultor da XHL Consultoria, Robson Luis E. Santo, conta que, mensalmente, esses executivos participam de uma reunião com o supervisor de custos, onde existe uma troca de opiniões e sugestões. Ele acredita que é isso que faz com que a gestão de custos seja eficiente. “Os profissionais foram capacitados para saber interpretar números, para quando receber as informações, tomarem as medidas corretas”.
A Santa Casa não possuía um sistema de apuração precisa dos custos. Foi necessário desenvolver um projeto totalmente novo para deixar o módulo de custos do Sistema Sysart compatível com os melhores métodos, também foram implantados diversos relatórios. “Hoje, o hospital possui um sistema de custos totalmente integrado, prático e objetivo”, ressalta o consultor.
O setor de urgência e emergência da instituição necessitou de maior atenção. Foi preciso rever a postura de custos, pois passaram a atender uma densa população neste local. Também foram identificadas e trabalhadas as possibilidades de reduções pontuais, chamadas itens de custos.
Em 2011, esta área apresentou um custo total (médio) de R$291.986,35. Após a implantação dos novos controles e a intensificação do modelo de gestão no ano de 2012, o custo total (médio) foi de R$213.367,71, representando uma redução de -26,93%.
Os principais resultados obtidos com a implantação deste projeto foram: a reorganização da estrutura de custos junto com a empresa Sysart, a possibilidade de análise, de identificação e de acompanhamento de resultados tanto para o centro de custos quanto para a unidade de negócios.
“A maneira de como o custo é apresentado e gerenciado foi o que mais mudou. Havia uma grande dificuldade da própria equipe de assistência em trabalhar com o tipo de relatório que era produzido. Com a entrada da Consultoria, essa percepção se transformou. Os relatórios ficaram mais acessíveis e possibilitaram um real entendimento de qual são os pontos a serem reduzidos e quais são as metas que podemos tratar”, expõe Soares.
A equipe de assistência obteve ganho em relação à análise desses resultados em cada unidade do hospital.
Os projetos e a parceria da empresa de consultoria com o hospital terão novas diretrizes. De acordo com o consultor, o conselho superior da organização está focado em realizar uma análise crítica mais avançada, em que poderão discutir e criar novos indicadores de performance financeira, para que possam ter um porte avançado e começar a ter o crescimento que eles esperam na região.
Este ano será favorável para a Santa Casa, acredita o gerente da instituição. Estão surgindo novos objetivos de construção com investimento de um milhão de reais nas unidades de internação integradas a esse projeto, além de apostarem em serviços de apoio que contribuirão para a redução dos custos.