Como o Hospital Unimed Araçatuba reduziu 50% do tempo de Consolidação do seu Orçamento e passou a envolver os gestores no processo
O Hospital Unimed Araçatuba foi inaugurado em 2001 e sempre buscando a excelência na assistência à saúde, se destaca por ser um centro de alta complexidade em sua região. Atualmente com 13 mil m² de área construída, o Hospital investe cada vez mais em infraestrutura, mão de obra capacitada e gestão de processos para manter seu padrão de qualidade. Este padrão é comprovado pela presença no seleto grupo de hospitais acreditados pela ONA (Organização Nacional de Acreditação). Para ter uma ideia, no Brasil existem mais de 6 mil hospitais, dos quais apenas 229 possuem algum tipo de certificação.
Os Desafios de Gestão
Sílvia Ávalos, atual supervisora de Custos e Orçamentos do Hospital Unimed Araçatuba, conta que os desafios com o processo orçamentário surgiram naturalmente com a evolução do processo de gestão do Hospital.
Atuando na área de custos desde a fundação do Hospital, Sílvia relata que no terceiro ano implantaram a metodologia de custeio por meio de planilhas, em 2009 avançaram com um software de gestão hospitalar, e em 2012 iniciaram a parceria com a empresa XHL (consultoria especialista no mercado de saúde).
Com o amadurecimento do processo de custeio, em 2014 viram como próximo passo a implantação do orçamento empresarial. No contexto de um hospital focado na gestão de processos, tentaram já iniciar o processo orçamentário com uma solução de mercado, todavia, após uma pesquisa de possíveis fornecedores na época, concluíram que as soluções disponíveis tinham custos muito elevados para a realidade do Hospital. O ERP do Hospital também contava com um módulo de orçamento, mas era muito simplista e não contemplava mesmo as necessidades iniciais do Hospital.
A solução natural foi iniciar o processo orçamentário em planilhas. No primeiro ano a complexidade era baixa pois o objetivo era elaborar um orçamento global para o Hospital. Já em 2015, no segundo exercício orçamentário, precisavam aumentar a exatidão do processo e envolver os gestores no planejamento, partindo para a orçamentação por centros de custo.
Segundo Sílvia, nesta época se iniciou a “fase obscura” do processo de planejamento do Hospital. “As planilhas geravam muito retrabalho, o volume de informações era muito grande. Nosso receio era que dentro de pouco tempo aquelas planilhas não dariam conta do processo”.
Traduzindo o sentimento de Sílvia em números, após todos os gestores (cerca de 5 na época) enviarem as informações do orçamento da área para a controladoria, era necessário um mês de trabalho para consolidar as quase 80 planilhas envolvidas no processo, contando com a ajuda de um colaborador da área e também de um consultor alocado para dar conta da demanda.
No ano seguinte já não conseguiram entregar o orçamento do primeiro semestre, o que gerou desgaste com o setor de Gestão da Qualidade do Hospital e deixou claro que a controladoria precisava buscar uma solução que simplificasse o seu processo orçamentário.
Estratégia adotada
Com a correria do dia a dia no departamento, Sílvia aproveitou o processo remoto de atendimento da Treasy e fez sua primeira reunião com nossos consultores em sua própria casa. No dia seguinte, Sílvia apresentou a solução para a diretoria e para a consultoria que estava auxiliando no processo, eles gostaram do que viram e decidiram avançar com a implantação do Treasy.
Segundo Sílvia, “A implantação foi muito tranquila, contamos com a parceria entre a Treasy e a XHL. Em pouco tempo fomos nos tornando bem independentes no uso da solução e aprendendo novos recursos que facilitam o nosso dia a dia. Toda a equipe de controladoria do Hospital Unimed Araçatuba criou um relacionamento muito bom com os consultores da Treasy, sempre dispostos a ajudar”.
Poder contar com a flexibilidade da solução foi fundamental para o Hospital Unimed Araçatuba. Para evitar o desgaste de implantar a solução com um processo orçamentário já rodando, a controladoria optou primeiramente por manter os gestores utilizando o layout de planilhas que já estavam habituados e, ao final do processo de implantação, importavam as planilhas para o Treasy, sem necessidade de consolidação.
Resultados obtidos
Relata Sívia. “As planilhas o pessoal não dominava, tínhamos dificuldades de envolver os gestores, o Treasy foi um achado”.
“A mudança das planilhas para o sistema foi uma melhoria de 1.000%! Melhorou e muito as análises, os relatórios, bem como a facilidade para a controladoria e gestores manusearem o software.”
Sílvia Maria Ávalos, Supervisora de Custos e Orçamentos
Com a redução do tempo e a facilidade adicionada ao processo, o Hospital Unimed Araçatuba conseguiu envolver todos os gestores no orçamento, hoje são 27 gestores que colaboram com o processo, tornando as projeções mais precisas e os gestores mais conscientes sobre seus resultados.
O trabalho de consolidação que levava um mês e precisava do apoio da consultoria, além de um profissional do time, hoje é feito em poucos dias, gerando uma redução de cerca de 50% do trabalho operacional do time de controladoria. No quinto dia útil de cada mês, a consolidação está pronta e todos os gestores já estão com seus números em mãos. Isso aumenta o tempo que o gestor pode analisar seus números, aprender com o processo e devolver as justificativas dos desvios, ou seja, mais tempo para se dedicar às etapas do processo orçamentário, que de fato geram valor para a organização.
Em janeiro de 2017 o Hospital foi acreditado nível 2 pela ONA (Organização Nacional de Acreditação). No momento, o time de controladoria pode demonstrar o excelente trabalho executado com os aprendizados dos últimos anos. Cada gestor exibiu os desvios de sua área e suas respectivas justificativas, demonstrando a maturidade do processo orçamentário e gerando elogios por parte do time de auditoria da ONA.
Próximos passos
“Voltar para as planilhas nem pensar! Adoro o Excel, mas foi uma fase obscura para o nosso processo de planejamento e orçamento”, comenta Sílvia.
Sílvia já visualiza o Treasy auxiliando os próximos passos na evolução do processo orçamentário do Hospital Unimed Araçatuba. “O objetivo agora é trazer todos os gestores a usarem integralmente o Treasy, abrangendo todos os recursos da solução não só na etapa de planejamento, mas também no acompanhamento e justificativa dos resultados pelos gestores”, finaliza Silvia.