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No ultimo artigo comentei que em momentos de crise as empresas necessitam gastar bem, melhorar a utilização dos recursos, eliminar desperdícios, enfim buscar a melhor gestão econômico financeira da instituição, e para isso destaquei que conhecer os números e tomar decisões com assertividade é fundamental, não há espaço para erros, por isso conhecer o caixa da empresa, desenvolver um bom planejamento financeiro, saber onde e quando gastar, o que e em que momento comprar, são informações fundamentais para a sobrevivência da empresa.
Para obter estas informações o fluxo de caixa é um instrumento de grande valor, ele mostra de forma detalhada onde aconteceram os gastos, e assim conseguimos analisar após um determinado período os itens que chamam mais atenção, que estão em um ritmo de ascensão anormal. Neste momento é preciso começar a pensar em atitudes afim de conter, ou pelo menos reverter o processo em curto espaço de tempo.
Temos também a possibilidade de comparar quanto cada item representa em relação as entradas de caixa, destacar alguns gastos que percebemos que está fora das expectativas,
Após corrigir e justificar os desvios, chega o momento de fazermos a projeção do caixa, ou seja, com base no histórico e com itens que já temos o conhecimento que irão acontecer, a previsão do caixa é considerada uma ferramenta vital para definir a saúde financeira de uma instituição, pois desta forma podemos tomar decisões antes dos problemas alcançarem níveis críticos.
Percebemos que vai faltar dinheiro no dia 12 do mês que vem e só vai ocorrer alguma entrada no dia 17, portanto temos 05 dias com o caixa em descoberto, quais ações podemos tomar para evitar esta deficiência? Quem sabe, tentar antecipar recebimentos, postergar pagamentos, começar a pesquisar financiamentos com juros menores.
Uma analise vertical evolutiva dos principais itens de caixa pode alertar para algumas despesas que estão começando a preocupar e até mesmo algumas entradas de caixa que percebemos que estão em declínio, portanto o que fazer? Se perdemos clientes devido ao momento econômico, uma projeção de caixa pode mostrar até quando temos condições de suportar sem reduzir custos, e posteriormente onde cortar as despesas.
Se percebemos que o caixa esta no vermelho e irá continuar se não tomarmos nenhuma decisão. Neste momento será necessário ações imediatas e o fluxo de caixa mostra com clareza esta situação e podemos simular situações afim de reverter esta situação
Não há mais condições de gerir uma clinica sem um criterioso controle financeiro das transações, é fundamental conhecer as entradas e saídas realizadas e principalmente a previsão, as ações devem ser com foco na prevenção, tomar atitudes antes do problema acontecer.
Caso a ação necessite de investimentos e gerar mais gastos, avaliar o custo (juros) de captação de recursos no mercado, e simular no fluxo de caixa em cenários distintos , ou seja, pessimista, conservador e otimista para amortização das dividas. Caso o cenário pessimista demonstre que não será possível saldar as dividas antes de tomar qualquer atitude, é recomendável sempre pensar em um plano B, na pior das hipóteses a necessidade do sócio fazer aportes de capital para cobrir o déficit, ou refinanciar a divida.
Mas na condição otimista, recomenda-se prever o que fazer com as sobras, investir mais? Distribuir para os sócios? Montar um fundo de reserva?, ou até um pouco de todos.
O fluxo de caixa proporciona a informação imediata, ou seja, se a empresa tem ou não saldo, quanto tem a pagar e quanto tem a receber, e com base no histórico e nas expectativas, desenvolver as previsões , que devem ser muito próximas da realidade.
Eduardo Regonha é Diretor Executivo da XHL Consultoria
Doutor em Ciências – Custos em Oftalmologia, Atividades Acadêmicas Desenvolvidas:
Coordenador do Curso da MBA em Administração Hospitalar , pela Fundação Unimed
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