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Toda empresa tem um ciclo financeiro, que abrange prazos e valores que vão desde a compra de insumos básicos ao recebimento de receitas decorrentes das vendas e serviços prestados. Na área da saúde não é diferente. Clínicas, consultórios, hospitais e outras instituições do setor precisam gerenciar bem esses processos para evitar desarranjos no fluxo de caixa.
Você tem controlado bem o fluxo de caixa da sua empresa? O controle é um aspecto central para identificar se o seu negócio está gerando os resultados esperados. Mais do que isso, conhecer bem os prazos e valores a receber e a pagar é o que garante previsibilidade aos gestores, favorecendo o planejamento financeiro do negócio e a projeção de futuro dos próprios gestores. É o melhor dos mundos, não é mesmo?
Na realidade, nem sempre é assim que as coisas acontecem. A pandemia revelou que muitos negócios não estavam organizados adequadamente em relação às finanças. De acordo com o CEO da MedConsulting, Leandro Cardoso, logo no início da pandemia as instituições de saúde registraram, em média, queda de 44% no faturamento. O levantamento foi feito pela consultoria por meio de análise de Business Intelligence. “A maioria dos médicos e gestores dessas clínicas e consultórios não tinha uma boa gestão do fluxo de caixa naquele momento”, observa.
A gestão do fluxo de caixa e do ciclo financeiro, de forma geral, sempre pode ser aprimorada, começando por fazer o básico, de forma efetiva.
Conheça o seu fluxo de caixa
Ter um bom controle do fluxo de caixa é indispensável para gerenciar as finanças do seu negócio. No entanto, há muitos gestores que não têm domínio sobre o quanto têm a receber e a pagar, tanto no presente quanto no futuro. Cardoso destaca que o gestor deve lançar diariamente receitas e gastos, registrando adequadamente os prazos de recebimento e pagamento. Hoje, há várias opções de softwares acessíveis que facilitam esse controle e automatizam boa parte dos processos, como os cálculos. Cardoso apenas frisa que os lançamentos devem ser feitos com rigor e atenção.
Planeje o fluxo de caixa futuro
Ao dominar as informações relativas a esta questão, como receitas e custos, é possível estabelecer metas para o seu negócio e, também, fazer projeções futuras, ou seja, planejar o fluxo de caixa. Parte do faturamento a receber dá sustentação às informações sobre receitas (que são as contas a receber) e as despesas operacionais compõem os dados principais em relação aos gastos. Cardoso lembra que essa análise garante maior previsibilidade ao gestor em relação às finanças do próprio negócio.
Faça provisionamentos
Existem despesas que são recorrentes e se mantém todos os meses, independentemente do funcionamento ou faturamento da empresa. É o caso do aluguel, dos salários, dos serviços de água, luz e telefonia, entre outros. Sabendo disso, a dica é fazer provisionamentos considerando os gastos futuros. Reserve parte da receita mensal para despesas que já são conhecidas. Cardoso orienta que o ideal seria formar uma reserva que seja três vezes superior às despesas médias mensais. Nesse caso, um consultório que tem R$ 30 mil em despesas operacionais, deveria ter uma reserva de R$ 90 mil. Havendo qualquer imprevisto, como a necessidade de interrupção temporária das atividades ou de pagar os custos de uma demissão, por exemplo, é possível retirar o dinheiro necessário desse fundo e não dos lucros — que devem servir para reinvestir no próprio negócio ou construir um patrimônio para o futuro.
Ajuste prazos de pagamento e recebimento
Dependendo da especialidade ou do segmento de atuação, a instituição de saúde pode ter a necessidade de comprar insumos básicos para a atividade realizada. Nesse caso é muito importante conhecer o ciclo financeiro da sua empresa, identificando quais são os prazos médios de pagamento aos fornecedores e de recebimento pelos serviços prestados.
Ana Carolina Oliveira, CEO da R+ Gestão Médica, aconselha que seja feita uma adequação desses prazos em função do ciclo financeiro. Dessa forma, se o convênio médico concretiza o pagamento pelas consultas em 60 dias, o prazo de pagamento aos fornecedores deve ser alongado. Ao invés de pagar pelos insumos básicos à vista, o ideal seria colocar para 30 dias ou mais, aproximando as datas de pagamento aos fornecedores às de recebimento.
Fique atento às estocagens
“Um dos principais fatores que impactam no ciclo financeiro de clínicas e consultórios é a estocagem”, avalia Ana Carolina, recomendando cuidado em relação a essa prática. “Fornecedores de insumos básicos procuram as instituições de saúde oferecendo descontos atrativos a fim de ‘bater’ metas ou, ainda, garantir a compra de seus produtos. Entretanto, a compra de insumos em grande quantidade coloca em risco a saúde financeira da empresa.”
Na prática, isso pode comprometer o fluxo de caixa, pois os insumos básicos serão pagos com muita antecedência em relação à utilização e ao posterior recebimento pelos serviços prestados. O resultado é o descolamento no fluxo de caixa, decorrente de um desembolso inicial alto, que só será compensado meses depois.
Aprimore as negociações
Ser participativo nas negociações pode render bons frutos para o seu fluxo de caixa. Isso vale para a negociação com fornecedores e com outros parceiros (convênios médicos, por exemplo). Busque valores e prazos compatíveis com o ciclo financeiro da sua organização.
Manter a proximidade e a comunicação é outra dica valiosa, principalmente no relacionamento com os convênios. “A fim de evitar as glosas — faturamentos não recebidos ou recusados pelos convênios — é importante que a instituição faça reuniões com os convênios para entender a metodologia financeira de cada um, questionar quais os principais motivos de recusa, negociar, para que seja possível corrigir possíveis falhas”, sugere Ana Carolina.
Conte com profissionais qualificados
A contratação de profissionais para a sua equipe, que ficarão responsáveis pela gestão financeira, deve se concentrar em buscar pessoas qualificadas para a função. Contratar e pagar bem gera um retorno excelente para a empresa, argumenta Cardoso. A mesma lógica vale para o investimento em treinamento.
Estabeleça processos
Dificilmente sua empresa conseguirá colocar em prática todas as dicas trazidas pelos especialistas se não tiver processos estabelecidos. Os processos existem para garantir que cada atividade será realizada pela pessoa certa e da maneira correta. Quanta dor de cabeça isso pode evitar? Inúmeras. Portanto, construa e documente processos, inclusive para a área financeira. Essa é a melhor forma de evitar erros e de corrigi-los, quando necessário.
Fonte: https://conexao.segurosunimed.com.br/
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