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Muitos proprietários (principalmente de pequenas empresas) ainda não acreditam muito nas informações geradas pelas ferramentas de gestão em finanças (Fluxo de caixa, demonstração de resultados, apuração de custos, orçamentos, balanço patrimonial, etc), acreditam mais no “felling” na intuição, e muitas vezes são bastante céticos, pois invariavelmente se comparam a outras instituições semelhantes, com diversos tipos de controles, todavia com grandes dificuldades financeiras, enquanto a sua empresa sem nenhum controle mantém seu empreendimento rentável e em razoável crescimento.
Situações como a exposta acima, acontecem muito, principalmente no segmento saúde, na qual médicos que já conquistaram notoriedade e reconhecimento da população, e tem suas agendas cheias, invariavelmente com semanas de espera, e muitas vezes só atendendo pacientes particulares, com preços das consultas de 05 a 10 vezes superiores ao valor pago pelas operadoras. Claro que situações como estas são cada vez mais raras, mas mesmo nestes casos já consegui expor ao proprietário a importância dos controles. Certa vez visitei uma clínica com estas características, fui convidado por um sócio minoritário a fazer um diagnóstico, nas minhas análises teria que provar ao sócio majoritário que informações podem ajudar a maximizar as receitas e reduzir os custos, então comecei a fazer alguns testes: Coloquei um jaleco branco, me dirigi a sala que cotinha o estoque de materiais e sem nenhuma dificuldade me foi entregue alguns itens de razoável valor e até mesmo alguns anestésicos, sem nenhuma requisição (detalhe: ninguém na clinica me conhecia), simplesmente fui confiante, incisivo, e um pouco autoritário propositadamente, tudo que pedi foi prontamente atendido.
Outro ponto que merece grande destaque, são os proprietários que acreditam que não precisam de controles porque tem “funcionários de confiança”, não quero dizer aqui, que eles não existem, existem sim mas são raros e quando passam por alguma dificuldade financeira e vislumbram um ambiente de facilidades, é bom ficar atento, pois muitos conseguem burlar os controles, imaginem quando os controles são inexistentes então. Digo isso porque em uma análise na folha de pagamento (a clinica tinha aproximadamente 30 funcionários) constatei salários muito superiores a média de mercado, alguns poucos funcionários tinham adicionais de insalubridade máximos, mas trabalhavam na área administrativa, as horas extras praticamente faziam parte dos salários, pois em um histórico de 06 meses de análises em todos haviam horas extras.
Ao avaliar a área financeira constatei elevados saldos em caixa, que segundo alegação era necessário para honrar os compromissos com fornecedores, salários, etc, visto que não havia um controle dos vencimentos, só uma pequena parcela era destinada a aplicações financeiras
Na área responsável pelas compras e estoques, haviam alguns itens suficientes para suprir a clinica por uns dois anos de atividade.
No setor de faturamento (70% particulares e 30% de operadoras de planos de saúde) constatei muitas contas paradas a mais de 02 (dois) meses sem envio a operadora por falta de uma assinatura de determinado médico, e praticamente não havia nenhuma contestação das glosas aplicadas pelos tomadores de serviços. Os particulares então, quando não exigiam recibos, era muito difícil saber o que pagaram ou deixaram de pagar.
Após a implantação de alguns controles nesta clínica, como fluxo de caixa, gestão de custos, demonstração de resultados, criação de processos e rotinas no setor de compras, estoques, faturamento e folha de pagamento. Alguns funcionários com anos de casa tiveram que ser demitidos, os salários foram adequados ao mercado, as glosas passaram a ser questionadas. Resultados obtidos: os custos reduziram em 18%, a participação das operadoras no faturamento subiu para 42% e conseqüentemente o resultado alcançou cifras nunca antes vistas, superiores a 30%.
Uma outra clinica que visitei , que também não tinha muitos controles, e neste caso a clientela era praticamente de pacientes de convênios (90% convênios e 10% particulares), não tinham dividas e gerava um resultado constante porém modesto, todavia os profissionais trabalhavam muito para manter esta situação estável, a clinica estava sempre muito cheia, então me chamaram para uma avaliação e constatei:
Na próxima edição da revista DOC, conto o que constatei nesta clínica e concluo a explicação sobre a importância de instituir controles financeiros, até lá.