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Com a missão de cooperar para solução de falta de sangue nos hospitais públicos e filantrópicos, promovendo a coleta, processamento, distribuição e transfusão de sangue e seus derivados, além de estimular a pesquisa científica na área de saúde, bem como colaborar com a atividade de ensino da Universidade Federal de São Paulo (Unifesp), a Associação Beneficente de Coleta de Sangue (Colsan) foi fundada em 1959.
Em 2011, a instituição sentiu a necessidade de ter mais conhecimento dos custos de sua operação e de possuir ferramentas e técnicas para negociação de contratos, visando à excelência e qualidade dos seus produtos a um valor acessível para a rede de hospitais e clientes. Para isso, contratou a Planis Consultoria, hoje chamada XHL Consultoria, em janeiro de 2012, para desenvolver esse projeto a fim de aprimorar todas as informações necessárias de todas as fases de processo de seus produtos.
Para que o projeto fosse implantado foi necessária a reestruturação e consolidação dos centros de custos, ajustes em rotinas internas como dispensação dos insumos de modo a evitar possíveis subestoques, adequação do sistema de controle financeiro a essa nova visão holística da gestão por custos. Além disso, foi implantado um sistema para a coleta e processamento dos dados de cada setor e com isso, conseguir organizar os custos da operação nas diferentes fases do processo e desta forma obter os custos finais. Assim, a empresa conseguiu consolidar o trabalho, de refinamento das informações.
A partir das informações coletadas e através de uma rotina implantada para sua obtenção, a XHL Consultoria iniciou as aferições dos custos para o devido alinhamento da informação com as necessidades do cliente. Para isso, a XHL Consultoria precisou ter conhecimento de toda a logística que envolve os Hemocentros da rede e suas particularidades e adequar as rotinas e processos da gestão de custos para que a informação gerencial atendesse as necessidades da Colsan.
Segundo Robson Luis E. Santo, consultor da XHL Consultoria, “hoje temos as informações dos custos por centro de custos, custos unitários dos exames de sorologia, testes de imunohematologia, dos processamentos e coletas do sangue, dos processos de transformação, como por exemplo, os concentrados de hemácias filtrados, lavados, irradiados e demais procedimentos envolvidos na preparação da bolsa pronta para o cliente. Também temos acesso ao custo da administração de cada Agência Transfusional, cada unidade de Negócio, que são seus hemonúcleos e compará-los entre si, respeitando as características de cada região, demografia e particularidades”.
“Com a implantação do projeto de gestão de custos, desenvolvemos em primeiro lugar o conhecimento da logística da Colsan, muito avançada para atender toda uma demanda dos clientes nas diversas regiões de São Paulo, Litoral e Interior, com controles de qualidade que reforçam a preocupação com o produto final ao cliente. Conseguimos realizar o trabalho dando atenção especial a esse suporte técnico avançado e também o suporte administrativo, para que as informações gerenciais possam direcionar as decisões da Colsan. Assim, o embasamento comercial para as renegociações dos contratos e controles internos ocorre agora em um tempo hábil e com maiores mecanismos para estudos”, ressalta Robson.
De acordo com José Augusto Barreto, superintendente da Colsan, “por meio do trabalho realizado, percebemos que a empresa está trabalhando de forma enxuta e descobrimos desequilíbrios nas agências transfusionais. Houve um conhecimento maior onde a estrutura poderia ser adequada e com isso o processo decisório ficou mais claro e consequentemente as oportunidades de melhorias ficaram mais evidentes. Além disso, hoje há um setor próprio para a gestão de custos, visando agilizar o desenvolvimento de materiais para subsidiar a alta direção nos processos decisórios”.
“Agora as pessoas da chefia e supervisores têm conhecimento dos custos de todos os processos e envolvimento com os mesmos e com as despesas. Além disso, houve maior envolvimento nos controles e na elaboração de estatísticas próprias para custos, pois a Colsan já possui uma gama vasta de indicadores de qualidade. Dessa forma, estes indicadores ajudam a manter o controle dos custos e a manutenção da alta qualidade empregada em todos os processos internos”, acrescenta Barreto.
Em janeiro o contrato com a XHL Consultoria foi renovado para refinar mais ajustes que precisam ser realizados e melhorar ainda mais os processos e rotinas.