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Orçamento colaborativo, um exercício vindouro

Orçamento colaborativo, um exercício vindouro

 

 

 

A participação e a responsabilidade dos líderes na gestão orçamentária na Unimed Araçatuba.

A necessidade de aprimorar os processos de planejamento e, assim, obter maior controle e instrumentos para tomada de decisão e redução de custos levou a Unimed Araçatuba a investir em uma metodologia específica para a sua gestão orçamentária. Isso porque, esta gestão, que era realizada através de planilhas e sem a participação dos gestores, não estava mais respondendo às necessidades da cooperativa. 

Com o apoio da XHL Consultoria, a gestão contou com uma metodologia que envolve os gestores da instituição, além da utilização de software de gestão orçamentária. “O modelo de orçamento colaborativo é muito importante pois o envolvimento dos gestores na elaboração  do orçamento e no acompanhamento do mesmo tem um impacto relevante e muito positivo na cultura da empresa e na noção da responsabilidade dos líderes perante sua unidade de negócio “, afirma Silvia Avalos, gestora de custos e orçamento da Unimed Araçatuba. 

A parceria começou em 2012 com o projeto de apuração de custos do Hospital, utilizando o ERP em uso na instituição. Isso proporcionou melhor avaliação do desempenho dos departamentos, uma redução de custos e acesso  a informações importantes nas negociações e na tomada de decisão. “Posteriormente, iniciamos o projeto de gestão orçamentária e por fim o desenvolvimento da gestão de custos para operadora, também gerando dados muito relevantes para negociação com os clientes e o efetivo gerenciamento e controle de custos fixos da operadora “, explica Eduardo Regonha, sócio e diretor-executivo da XHL Consultoria. 

Por meio da ferramenta de gestão orçamentária iniciou-se um treinamento junto aos gestores no intuito de adotar o chamado “Orçamento Participativo “, no qual o gestor de cada área defini os custos e receitas e se responsabiliza pelo controle e gerenciamento das mesmas, sempre com total respaldo da área de Controladoria da Instituição. 

“Com esta ferramenta, treinamos os gestores para analisar, previamente e cuidadosamente, todos os fatores que poderiam interferir nos resultados e na tomada de decisão. Assim, formalizamos orçamento e passamos para os gestores a responsabilidade de pensar e desenhar os melhores caminhos a fim de alcançar os melhores resultados para a empresa” afirma Hoeberson Gouveia, consultor sênior da XHL Consultoria. 

Para tanto, foi realizado um trabalho para que fosse esclarecido a importância do orçamento compartilhado e participativo, envolvendo todos os gestores, e não fazer somente uma projeção global das receitas e despesas da instituição. 

Outro aspecto relevante é fazer com que os gestores compreendam que o orçamento não é somente a cópia das receitas e despesas dos anos anteriores com a aplicação de índices de reajustes. É necessário entender com clareza os objetivos da empresa para o futuro e refletir no orçamento todas as premissas definidas pela direção, valorizando e quantificando as ações do planejamento estratégico através do orçamento, considerar os investimentos que serão realizados, os movimentos que a instituição vem adotando para alcançar seus objetivos, as transformações internas, as sazonalidades, enfim, todos os aspectos que possam interferir no resultado da organização devem, de alguma forma, ser abordados no processo orçamentário. 

Para verificar se os objetivos estão sendo alcançados, Silvia explica que todo mês é realizado um acompanhamento para identificar o que está saindo conforme o orçamento (planejado) e o que não está e que precisará de ações corretivas, justificativas por parte do gestor responsável pela unidade de negócio. “Fazemos o acompanhamento do planejado versus o realizado por centro de custo e o global"

“Os gestores não podem olhar mais para o orçamento empresarial apenas como uma ferramenta financeira, mas sim como uma ferramenta de tomada de decisão, que associada ao plano estratégico, venha preparar a organização para os exercícios vindouros”

Eduardo Regonha, sócio e diretor-executivo da XHL Consultoria 

Vilma Neri Shinsato, diretora-administrativa do Hospital Unimed Araçatuba, defende a importância de investir em ferramentas sólidas e confiáveis que mostrem o cenário atual de maneira macro, sinalizando as possibilidades e riscos. “O maior desafio é o direcionamento estratégico linear em busca de objetivos sistêmicos e isso só foi possível com a implantação de ferramentas de gestão alinhadas com nosso planejamento  estratégico, como a política de custos e orçamentária. “

Link da Revista: http://healthcaremanagement.grupomidia.com/revdigital/healthcare-management-edicao50/mobile/index.html#p=74